Deliktpotenziale und Prävention im Beschaffungsmanagement bei privatrechtlichen Unternehmen

Compliance im Einkauf

Haben Sie in Ihrer Funktion als Einkäufer auch schon erlebt, dass Sie von einem Lieferanten zu einem exklusiven Abendessen, zu einem Sportanlass oder gar auf einen Städtetrip ins Ausland eingeladen wurden? Wenn Einkäufer von Lieferanten mit kleineren oder grösseren Gesten umworben werden, geht es in der Regel um wirtschaftliche Interessen. Namentlich um anstehende oder künftige Vertragsabschlüsse. Dieses Verhalten der Lieferanten bietet Mitarbeitenden im Beschaffungsmanagement Gelegenheiten, sich selbst oder Dritten einen Vorteil zu verschaffen. Allerdings verlaufen die Grenzen zwischen unproblematischen geschäftlichen Gesten und deliktischem Verhalten schwammig. Oftmals ist es schwierig zu definieren, wo angemessene Beziehungspflege aufhört und wo Bestechung anfängt. Nicht immer geht die Initiative für grenzwertiges Verhalten von der Lieferantenseite aus. Interessant ist, dass für deliktisches Benehmen im Beschaffungsmanagement in aller Regel mindestens zwei konspirierende Parteien notwendig sind. Für den Aussenstehenden erstaunlich dürfte die Vielzahl von Möglichkeiten sein, sich im Beschaffungsmanagement bewusst nicht an die einschlägigen Regeln zu halten und daraus einen Vorteil für sich selber oder für Dritte zu ziehen. 
Nicht nur in Südamerika oder Asien sind Bestechung oder andere Formen deliktischen Verhaltens verbreitet. Auch in der Schweiz werden Delikte im Zusammenhang mit Tätigkeiten in der Einkaufsabteilung verübt. Aus zwei Gründen ist die Dunkelziffer allerdings hoch: Die verschärften Normen zur Privatbestechung sind erst seit Mitte 2016 in Kraft und damit noch sehr jung. Davor war Bestechung von Privaten legal, so lange sie im Sinne des Gesetztes über den unlauteren Wettbewerb (UWG) nicht zu Wettbewerbsverzerrungen führte. Zum anderen fürchten Unternehmen negative Publizität und arbeiten aufgedeckte Vorkommnisse oftmals nur intern auf. Dem moralischen Wunsch nach Bestrafung stehen dabei Überlegungen zum wirtschaftlichen Nutzen einer Anzeige und zum Imagerisiko gegenüber. 
Erscheinungsformen von regelwidrigem bzw. deliktischem Verhalten 
Bei Unternehmen mit vorgegebenen Einkaufsrichtlinien beruht deliktisches Verhalten auf einer Regelwidrigkeit. Jedoch wird nicht jeder Verstoss gegen die internen Vorschriften als deliktisches Verhalten klassifiziert. Ausschlaggebend ist, ob die Übertretung der Richtlinien mit der Absicht der Bereicherung oder der Gewährung eines Vorteils für einen Dritten begangen wird. Dass dabei in der Regel zwei Parteien zusammenspannen, um für sich einen Vorteil zu Lasten Dritter zu erzielen, wurde bereits erwähnt. Die Erscheinungsformen von deliktischem Verhalten sind vielfältig und unterschiedlich gravierend. Untenstehend folgen einige Beispiele, wo im Beschaffungsprozess regelwidriges oder deliktisches Verhalten auftreten kann. 
Anpassung der Spezifikationen des zu beschaffenden Gutes
Die Anforderungen an das zu beschaffende Gut werden so definiert, dass sie besonders gut auf das Marktangebot eines bevorzugten Anbieters passen. Diese Form der Manipulation des Auswahlverfahrens führt dazu, dass ein präferierter Anbieter ein optimales Angebot einreichen kann und damit die Wahrscheinlichkeit für den Erhalt des Zuschlags erhöht wird. Dafür wird er sich möglicherweise erkenntlich zeigen. 
Stückeln oder Staffeln der Bestellmengen
Mit einem wertmässigen Stückeln und / oder zeitlichen Staffeln von Beschaffungen können finanzielle Schwellenwerte umgangen werden, bei denen ein strengeres Selektionsverfahren zur Anwendung kommen würde. Auch so können einem präferierten Anbieter gezielt Vorteile bei der Angebotseinreichung verschafft werden.  
Freigabe von überhöhten Rechnungen
Die freigabeberechtigen Mitarbeitenden eines Unternehmens geben überhöhte Rechnungen zur Zahlung frei. Motivation dafür könnte die mit dem Lieferanten abgesprochene Beteiligung am erzielten Erlös sein. 
Aufteilung geleisteter Arbeitsstunden auf mehrere Projekte 
Externe Mitarbeitende rapportieren geleistete Arbeitsstunden auf mehrere Aufträge oder Projekte mit unterschiedlichen internen Zuständigkeiten. Die Gefahr besteht, so vertraglich definierten Obergrenzen für Entschädigungen pro Arbeitstag zu umgehen. Denn projekt- oder auftragsübergreifende Kontrollen gestalten sich häufig als aufwändig oder aufgrund fehlender Gesamtsichten als nicht realisierbar. Diese Form des regelwidrigen Verhaltens kann als Einzeltäter oder konspirativ zwischen Leistungserbringer und Auftraggeber, resp. dessen Kontrollorganen, erfolgen.
Präventive Massnahmen
Das insgesamt steigende Bewusstsein zu den Risiken aus regelwidrigem Verhalten im Beschaffungsmanagement führt dazu, dass Unternehmen zunehmend versuchen, sich zu schützen. Dieser Trend mag unterstützt sein durch den Straftatbestand der Unternehmenshaftung. Aus diesem geht die Anforderung hervor, dass Organisation und Regelwerke der Beschaffung angemessen ausgestaltet sein müssen. Das bedeutet, dass alle erforderlichen und zumutbaren organisatorischen Vorkehrungen zu treffen sind, um das Unternehmen gegen deliktisches Handeln zu schützen. Um präventive Massnahmen zu erarbeiten, müssen Unternehmen den gesamten Beschaffungsprozess unter dem Blickwinkel möglicher unerwünschter Verhaltensweisen unter die Lupe nehmen. Diese sehr spezifische Betrachtungsweise hat bei der Prozessgestaltung in der Vergangenheit, wenn überhaupt, oftmals eine untergeordnete Rolle gespielt. Dabei wird eruiert, wo besonders exponierte Teilprozesse existieren, die ein deliktisches Verhalten begünstigen. Beispielhalft können die nachfolgenden präventiven Massnahmen angewandt werden, um Risiken aus deliktischem Verhalten zu reduzieren. 
Beschaffungsgovernance
Damit regelwidriges Verhalten im Beschaffungsmanagement auch als solches bezeichnet werden kann, müssen im Rahmen einer Governance überhaupt Regeln dazu definiert sein, was erlaubt ist und was nicht. Einer unternehmensweiten (Beschaffungs-)Governance und definierten Kontrollen kommen daher zentrale Bedeutung zu. Wer willentlich gegen Governance-Regeln verstösst, muss sich bewusst sein, dass eine andere Stelle diese überwacht und deren Verletzung ahnden wird. 
Vier-Augen-Prinzip
Durch eine arbeitsteilige Gestaltung der Beschaffungsprozesse kann sichergestellt werden, dass gewisse Tätigkeiten durch mindestens zwei Personen aus idealerweise unterschiedlichen Funktionen überwacht werden (z.B. Freigabe einer Bestellung oder Rechnung). Dank diesem Vier-Augen-Prinzip sind gewisse Hindernisse vorhanden, um deliktisches Verhalten zu erschweren. So müssten bei widerrechtlichen Machenschaften bereits zwei Parteien mitwirken. Schützend wirkt, dass der erzielte Erlös unter den Beteiligten aufzuteilen ist. Zudem steigt das Risiko, allenfalls durch zusätzliche Mitwissende belastet zu werden.
Tool-gestützte Massnahmen
Viele grosse Unternehmen setzen bereits seit Jahren elektronische Systeme ein, welche die Beschaffungsprozesse digitalisieren. Mit der Implementierung von Beschaffungstools werden zumeist effiziente Prozesse und die Standardisierung von Abläufen angestrebt. Einher geht damit aber auch der Zwang für die Nutzer, vordefinierte Prozesse und Methoden einzuhalten. Abweichungen dazu sind in den Tools entweder gar nicht umsetzbar oder sie hinterlassen einfach auswertbare Spuren. 
Rotieren von personellen Zuständigkeiten
Bei langjährigen Beziehungen zu Lieferanten entwickeln sich oftmals persönliche Bande zwischen Lieferant und Einkäufer. Letzterer könnte unter Umständen in einen Loyalitätskonflikt zwischen Treue zum Arbeitgeber und sozialer Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten geraten. Um dies zu vermeiden, kann das periodische Rotieren von Zuständigkeiten für Lieferanten sinnvoll sein. Allerdings setzt dies eine gewisse Grösse der Beschaffungsorganisation voraus und ist mit dem Nachteil verbunden, dass Know-how verloren geht. 
Grundsätzlich ist zu beachten, dass mit jeder Regelung und präventiven Massnahme der gesamte Beschaffungsprozess aufwändiger und tendenziell langsamer wird. Dennoch sollte jede Unternehmung bewusste Entscheidungen treffen, wie sie mit dem Thema «Deliktpotenzial im Beschaffungsmanagement» umgehen will und daraus für sich das richtige Mass an Regulierungen ableiten. 
Haben Sie Fragen zum Thema Deliktpotenzial im Beschaffungswesen? Dann kontaktieren Sie Herrn Urs Zimmermann, Tel. +41 43 819 39 49, Mail urs.zimmermann@procurement-partner.com. 

Haben Sie in Ihrer Funktion als Einkäufer auch schon erlebt, dass Sie von einem Lieferanten zu einem exklusiven Abendessen, zu einem Sportanlass oder gar auf einen Städtetrip ins Ausland eingeladen wurden? Wenn Einkäufer von Lieferanten mit kleineren oder grösseren Gesten umworben werden, geht es in der Regel um wirtschaftliche Interessen. Namentlich um anstehende oder künftige Vertragsabschlüsse. Dieses Verhalten der Lieferanten bietet Mitarbeitenden im Beschaffungsmanagement Gelegenheiten, sich selbst oder Dritten einen Vorteil zu verschaffen. Allerdings verlaufen die Grenzen zwischen unproblematischen geschäftlichen Gesten und deliktischem Verhalten schwammig. Oftmals ist es schwierig zu definieren, wo angemessene Beziehungspflege aufhört und wo Bestechung anfängt. Nicht immer geht die Initiative für grenzwertiges Verhalten von der Lieferantenseite aus. Interessant ist, dass für deliktisches Benehmen im Beschaffungsmanagement in aller Regel mindestens zwei konspirierende Parteien notwendig sind. Für den Aussenstehenden erstaunlich dürfte die Vielzahl von Möglichkeiten sein, sich im Beschaffungsmanagement bewusst nicht an die einschlägigen Regeln zu halten und daraus einen Vorteil für sich selber oder für Dritte zu ziehen. 

Nicht nur in Südamerika oder Asien sind Bestechung oder andere Formen deliktischen Verhaltens verbreitet. Auch in der Schweiz werden Delikte im Zusammenhang mit Tätigkeiten in der Einkaufsabteilung verübt. Aus zwei Gründen ist die Dunkelziffer allerdings hoch: Die verschärften Normen zur Privatbestechung sind erst seit Mitte 2016 in Kraft und damit noch sehr jung. Davor war Bestechung von Privaten legal, so lange sie im Sinne des Gesetztes über den unlauteren Wettbewerb (UWG) nicht zu Wettbewerbsverzerrungen führte. Zum anderen fürchten Unternehmen negative Publizität und arbeiten aufgedeckte Vorkommnisse oftmals nur intern auf. Dem moralischen Wunsch nach Bestrafung stehen dabei Überlegungen zum wirtschaftlichen Nutzen einer Anzeige und zum Imagerisiko gegenüber. 

Erscheinungsformen von regelwidrigem bzw. deliktischem Verhalten 

Bei Unternehmen mit vorgegebenen Einkaufsrichtlinien beruht deliktisches Verhalten auf einer Regelwidrigkeit. Jedoch wird nicht jeder Verstoss gegen die internen Vorschriften als deliktisches Verhalten klassifiziert. Ausschlaggebend ist, ob die Übertretung der Richtlinien mit der Absicht der Bereicherung oder der Gewährung eines Vorteils für einen Dritten begangen wird. Dass dabei in der Regel zwei Parteien zusammenspannen, um für sich einen Vorteil zu Lasten Dritter zu erzielen, wurde bereits erwähnt. Die Erscheinungsformen von deliktischem Verhalten sind vielfältig und unterschiedlich gravierend. Untenstehend folgen einige Beispiele, wo im Beschaffungsprozess regelwidriges oder deliktisches Verhalten auftreten kann. 

Anpassung der Spezifikationen des zu beschaffenden Gutes

Die Anforderungen an das zu beschaffende Gut werden so definiert, dass sie besonders gut auf das Marktangebot eines bevorzugten Anbieters passen. Diese Form der Manipulation des Auswahlverfahrens führt dazu, dass ein präferierter Anbieter ein optimales Angebot einreichen kann und damit die Wahrscheinlichkeit für den Erhalt des Zuschlags erhöht wird. Dafür wird er sich möglicherweise erkenntlich zeigen. 

Stückeln oder Staffeln der Bestellmengen

Mit einem wertmässigen Stückeln und / oder zeitlichen Staffeln von Beschaffungen können finanzielle Schwellenwerte umgangen werden, bei denen ein strengeres Selektionsverfahren zur Anwendung kommen würde. Auch so können einem präferierten Anbieter gezielt Vorteile bei der Angebotseinreichung verschafft werden.  

Freigabe von überhöhten Rechnungen

Die freigabeberechtigen Mitarbeitenden eines Unternehmens geben überhöhte Rechnungen zur Zahlung frei. Motivation dafür könnte die mit dem Lieferanten abgesprochene Beteiligung am erzielten Erlös sein. 

Aufteilung geleisteter Arbeitsstunden auf mehrere Projekte 

Externe Mitarbeitende rapportieren geleistete Arbeitsstunden auf mehrere Aufträge oder Projekte mit unterschiedlichen internen Zuständigkeiten. Die Gefahr besteht, so vertraglich definierten Obergrenzen für Entschädigungen pro Arbeitstag zu umgehen. Denn projekt- oder auftragsübergreifende Kontrollen gestalten sich häufig als aufwändig oder aufgrund fehlender Gesamtsichten als nicht realisierbar. Diese Form des regelwidrigen Verhaltens kann als Einzeltäter oder konspirativ zwischen Leistungserbringer und Auftraggeber, resp. dessen Kontrollorganen, erfolgen.

Präventive Massnahmen

Das insgesamt steigende Bewusstsein zu den Risiken aus regelwidrigem Verhalten im Beschaffungsmanagement führt dazu, dass Unternehmen zunehmend versuchen, sich zu schützen. Dieser Trend mag unterstützt sein durch den Straftatbestand der Unternehmenshaftung. Aus diesem geht die Anforderung hervor, dass Organisation und Regelwerke der Beschaffung angemessen ausgestaltet sein müssen. Das bedeutet, dass alle erforderlichen und zumutbaren organisatorischen Vorkehrungen zu treffen sind, um das Unternehmen gegen deliktisches Handeln zu schützen. Um präventive Massnahmen zu erarbeiten, müssen Unternehmen den gesamten Beschaffungsprozess unter dem Blickwinkel möglicher unerwünschter Verhaltensweisen unter die Lupe nehmen. Diese sehr spezifische Betrachtungsweise hat bei der Prozessgestaltung in der Vergangenheit, wenn überhaupt, oftmals eine untergeordnete Rolle gespielt. Dabei wird eruiert, wo besonders exponierte Teilprozesse existieren, die ein deliktisches Verhalten begünstigen. Beispielhalft können die nachfolgenden präventiven Massnahmen angewandt werden, um Risiken aus deliktischem Verhalten zu reduzieren. 

Beschaffungsgovernance

Damit regelwidriges Verhalten im Beschaffungsmanagement auch als solches bezeichnet werden kann, müssen im Rahmen einer Governance überhaupt Regeln dazu definiert sein, was erlaubt ist und was nicht. Einer unternehmensweiten (Beschaffungs-)Governance und definierten Kontrollen kommen daher zentrale Bedeutung zu. Wer willentlich gegen Governance-Regeln verstösst, muss sich bewusst sein, dass eine andere Stelle diese überwacht und deren Verletzung ahnden wird. 

Vier-Augen-Prinzip

Durch eine arbeitsteilige Gestaltung der Beschaffungsprozesse kann sichergestellt werden, dass gewisse Tätigkeiten durch mindestens zwei Personen aus idealerweise unterschiedlichen Funktionen überwacht werden (z.B. Freigabe einer Bestellung oder Rechnung). Dank diesem Vier-Augen-Prinzip sind gewisse Hindernisse vorhanden, um deliktisches Verhalten zu erschweren. So müssten bei widerrechtlichen Machenschaften bereits zwei Parteien mitwirken. Schützend wirkt, dass der erzielte Erlös unter den Beteiligten aufzuteilen ist. Zudem steigt das Risiko, allenfalls durch zusätzliche Mitwissende belastet zu werden.

Tool-gestützte Massnahmen

Viele grosse Unternehmen setzen bereits seit Jahren elektronische Systeme ein, welche die Beschaffungsprozesse digitalisieren. Mit der Implementierung von Beschaffungstools werden zumeist effiziente Prozesse und die Standardisierung von Abläufen angestrebt. Einher geht damit aber auch der Zwang für die Nutzer, vordefinierte Prozesse und Methoden einzuhalten. Abweichungen dazu sind in den Tools entweder gar nicht umsetzbar oder sie hinterlassen einfach auswertbare Spuren. 

Rotieren von personellen Zuständigkeiten

Bei langjährigen Beziehungen zu Lieferanten entwickeln sich oftmals persönliche Bande zwischen Lieferant und Einkäufer. Letzterer könnte unter Umständen in einen Loyalitätskonflikt zwischen Treue zum Arbeitgeber und sozialer Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten geraten. Um dies zu vermeiden, kann das periodische Rotieren von Zuständigkeiten für Lieferanten sinnvoll sein. Allerdings setzt dies eine gewisse Grösse der Beschaffungsorganisation voraus und ist mit dem Nachteil verbunden, dass Know-how verloren geht. 

Grundsätzlich ist zu beachten, dass mit jeder Regelung und präventiven Massnahme der gesamte Beschaffungsprozess aufwändiger und tendenziell langsamer wird. Dennoch sollte jede Unternehmung bewusste Entscheidungen treffen, wie sie mit dem Thema «Deliktpotenzial im Beschaffungsmanagement» umgehen will und daraus für sich das richtige Mass an Regulierungen ableiten. 

Haben Sie Fragen zum Thema Deliktpotenzial im Beschaffungswesen? Dann kontaktieren Sie Herrn Urs Zimmermann, Tel. +41 43 819 39 49, Mail. 

  • Procurement Partner

03.10.2017