Procurement Partner unterstützt die Cosanum AG beim Aufbau einer erfolgreichen und anerkannten Einkaufsabteilung

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An einem heissen Sommertag im Juli 2017 trifft sich Procurement Partner frühmorgens mit Bruno Schefer, Geschäftsführer der Cosanum AG, in den modernen Geschäftsräumen am Sitz des Unternehmens in Schlieren, Zürich. Vor etwas mehr als einem Jahr durfte die Procurement Partner AG die Cosanum AG bei der Rekrutierung eines neuen Einkaufsleiters unterstützen und kurze Zeit später eine Potenzialanalyse im Beschaffungsmanagement durchführen. Nun interessiert Procurement Partner, wo die Cosanum AG bei der Umsetzung der Handlungsempfehlungen aus der Analyse steht. 

Über die Cosanum AG 

Die Cosanum AG wurde 1980 gegründet und hat sich zum führenden Gesundheitslogistiker mit zurzeit 130 Mitarbeitenden entwickelt. Neben dem Verkauf von Handelswaren aus dem Gesundheitsbereich bietet Cosanum ihren Kunden auch die komplette Lagerhaltung an. Die Kunden von Cosanum stammen ausschliesslich aus der Schweiz. Cosanum bezieht die Handelswaren von über 200 Lieferanten aus Europa, Nordamerika und Asien. Der Einkauf von Cosanum wendet zunehmend Global Sourcing an und bewegt sich somit auf internationalem Parkett. 

Ausgangslage des Einkaufs und Entscheid zum Beiziehen eines externen Partners 

2012 erfolgte der Umzug der Cosanum AG an den heutigen Standort in Schlieren. Nach dem starken Wachstum davor und dem Umzug hat die neue Geschäftsführung ein Change-Management durchgeführt. Damit wurde am neuen Standort eine neue Unternehmenskultur erarbeitet. Und im Rahmen dieses Change-Managements galt es auch den Einkauf neu zu strukturieren. Schnell war klar, dass die Mitarbeitenden im bisherigen Einkaufsteam über keine Ausbildung im Beschaffungsmanagement verfügten. Daher war zu wenig internes Know-how für den Aufbau einer zeitgemässen Einkaufsorganisation vorhanden. Cosanum hat sich darum entschieden, eine externe Beratungsfirma beizuziehen. Während der Recherche im Internet wurde Cosanum rasch auf die Procurement Partner AG aufmerksam. 

Bruno Schefer sagt dazu: «Wir waren auf der Suche nach einem smarten und zuverlässigen Partner. Nach dem ersten Gespräch mit der Procurement Partner AG war klar, mit Procurement Partner einen solchen Partner gefunden zu haben». Weiter führt er aus, dass ihnen neben dem fachlichen Know-how auch die Sozialkompetenz der Berater wichtig war. Sympathisch war ihm zudem, dass das Projekt nicht mit dem Berater, mit dem der erste Kontakt erfolgte, durchgeführt wurde. Sondern «das beste Pferd im Stall» – in diesem Fall der Berater mit der grössten Erfahrung im Tätigkeitsgebiet der Cosanum AG – wurde ihnen zur Seite gestellt.

Der erste Auftrag für Procurement Partner lautete, einen geeigneten Einkaufsspezialisten für die Cosanum AG zu suchen, der die Neustrukturierung des Einkaufs aktiv mitgestalten kann. Anfang 2016 konnte der neue Mitarbeiter vermittelt werden, der gemäss Schefer wie die Faust aufs Auge zu Cosanum passt. Daraufhin führte die Procurement Partner AG eine Potenzialanalyse des Beschaffungsmanagements durch. Erste Aufgabe von Procurement Partner war, bei der Cosanum AG das Bewusstsein zu schaffen, was das Aufgabenbiet einer Einkaufsabteilung alles umfasst. So war Cosanum zuvor nicht bewusst, dass auch indirekte Warengruppen, wie zum Beispiel IT-Zubehör oder Marketingdienstleistungen, durch den Einkauf beschafft werden. Bis anhin fielen lediglich Handelswaren und das Büromaterial ins Aufgabengebiet des Einkaufs. Alles andere wurde direkt durch die Fachabteilungen eingekauft. 

Erarbeiten der Handlungsempfehlungen 

Mittels diverser Analysen (Mengengerüste, SWOT, Warengruppenstruktur, Lieferanten etc.) und Interviews mit den Mitarbeitenden erfasste Procurement Partner die Ist-Situation des Beschaffungsmanagements der Cosanum AG. Weiter wurde aufgezeigt, wie ein Soll-Zustand aussehen könnte und wo momentan Lücken bestehen. Daraus erarbeitete die Procurement Partner AG einen Katalog aus zehn Handlungsempfehlungen, um der Cosanum AG zu einer strukturierten und erfolgreichen Einkaufsorganisation zu verhelfen. Die Handlungsempfehlungen betreffen unter anderem die Bereiche Einkaufsgovernance, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement und Einkaufsreporting. 

Gemäss Bruno Schefer sind die Handlungsempfehlungen verständlich und nachvollziehbar formuliert und der Abschlussbericht ist sehr individuell auf Cosanum zugeschnitten. Der Bericht hat viel Potenzial für finanzielle Einsparungen aufgezeigt. Schefer: «Aus den Empfehlungen ist klar ersichtlich, dass Procurement Partner über viel Praxis-Wissen verfügt. Man stellt fest, dass die angewendeten Modelle durch die Mitarbeitenden der Procurement Partner AG bereits in der Praxis angewendet und erprobt wurden.»

Aktuelle Situation der Einkaufsabteilung 

Bruno Schefer ist sehr zufrieden, wo der Einkauf der Cosanum AG nach wenigen Monaten in der Umsetzungsphase bereits steht. Die meisten der Handlungsempfehlungen konnten schon umgesetzt werden oder sind noch in der Umsetzung. Bloss eine der Empfehlungen wurde momentan zurückgestellt. Die Einkaufsabteilung hat einen höheren Stellenwert im Unternehmen erhalten und das Bewusstsein für die Wichtigkeit des Einkaufs ist stark gestiegen. Das Projekt «Neustrukturierung Einkauf» war, auch dank der Hilfe von Procurement Partner, ein voller Erfolg. 

Abschliessend sagt Bruno Schefer: «Ich würde die Procurement Partner AG zu 100 % weiterempfehlen. Die Erwartungshaltungen, die im ersten Gespräch bei uns geweckt wurden, wurden vollkommen erfüllt. Die Zusammenarbeit war sehr angenehm. Procurement Partner ist menschlich, professionell, kundenorientiert, zuverlässig und flexibel.»

  • Procurement Partner

19.09.2017