Einkaufen wie ein Profi

In einem Unternehmen übernimmt ein Einkäufer* viel mehr Aufgaben als das Bestellen von Waren. Er sorgt für einen reibungslosen Betrieb und ist für den Erfolg unverzichtbar. Gleichzeitig befindet sich die Beschaffung aktuell im Wandel, wodurch sich neue und spannende berufliche Perspektiven eröffnen.

Shop till you drop, von Laden zu Laden, immer eine Tasche mehr in der Hand: Für die einen ist Einkaufen eine angenehme Freizeitbeschäftigung, für die anderen einfach eine Notwendigkeit. Für Unternehmen hingegen ist der Einkauf viel mehr als das. Er sorgt dafür, dass die benötigten Materialien oder Dienstleistungen pünktlich, zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge beschafft werden, so dass der Betrieb läuft und es keine Stillstände gibt. Traditionellerweise verfügt ein Unternehmen über einen direkten und einen indirekten Einkauf. Der direkte Einkauf bezieht sich auf den Beschaffungsprozess von Rohstoffen, Bauteilen oder Materialien, die für die Herstellung des Endprodukts benötigt werden – wie beispielsweise Metall- oder Karosserieteile in der Automobilindustrie. Der indirekte Einkauf hingegen betrifft den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen, die nicht unmittelbar in den Produktionsprozess eingebunden sind, wie Büromaterialien, Marketingdienstleistungen oder IT-Produkte.

Operativ oder strategisch Einkaufen?

Aber: Welche Funktionen übernimmt die Beschaffung in einem Unternehmen eigentlich genau? Üblicherweise werden die Aufgaben und Tätigkeiten in einen operativen und einen strategischen Bereich aufgeteilt.

Der operative Einkauf kümmert sich um das Tagesgeschäft und übernimmt vor allem administrative und ausführende Aufgaben wie Bestellungen abwickeln, Auftragsbestätigungen prüfen, Lagerbestände überwachen oder Lieferungen kontrollieren. In diesem Prozess übernimmt der operative Einkauf auch oft die Kommunikation mit dem Lieferanten.

Die strategische Beschaffung hingegen kümmert sich um langfristige Aufgaben und verfolgt dabei das Ziel, die Effizienz der Wertschöpfungskette zu verbessern und die Kosten zu senken. Sie analysiert den Markt, formuliert Warengruppen- und Lieferantenstrategien und legt damit die Beschaffungsstrategie fest. So kann der strategische Einkäufer beispielsweise durch nachhaltige Beziehungen zu Lieferanten langfristige Verträge aushandeln und so sicherstellen, dass die Preise stabil bleiben und die Versorgungssicherheit gewährleistet ist. In der heutigen Zeit ist das ein kritischer Wettbewerbsvorteil.

Spezialisten im Einkauf

Der strategische Einkäufer spielt zudem eine immer wichtigere Rolle als Vermittler zwischen verschiedenen Abteilungen. Er wird immer mehr zum Netzwerkprofi innerhalb des Unternehmens und übernimmt je nach Position unterschiedliche Tätigkeiten:

• Geht es um ein spezifisches Projekt, kommt der Projekteinkäufer ins Spiel. Wird in einem Unternehmen ein neues Produkt hergestellt, sucht er alle notwendigen Komponenten zu den bestmöglichen Konditionen und handelt Verträge mit zukünftigen Lieferanten aus. Intern ist der Projekteinkäufer Ansprechpartner für alle Fragen rund um den projektspezifischen Einkauf und übernimmt die Koordination dafür
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• Muss ein Unternehmen technische Produkte wie Maschinen oder Anlagen beschaffen, übernimmt diese Aufgabe der technische Einkäufer. Er bewertet beispielsweise die technologische Kompetenz von Lieferanten und berät so die interne Projektleitung. Gleichzeitig arbeitet der technische Einkäufer eng mit den Lieferanten zusammen und sorgt dafür, dass die benötigten Materialien rechtzeitig verfügbar sind, um die Qualität der Produkte zu gewährleisten. Da immer mehr Branchen technische Produkte benötigen braucht es auch zunehmend Experten, die sich um die reibungslose Beschaffung kümmern. Daher wird der Beruf des technischen Einkäufers immer wichtiger
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• Ein Warengruppen- oder Materialgruppenmanager, auch Lead Buyer oder Category Manager genannt, ist auf bestimmte Kategorien oder eben Warengruppen spezialisiert, wie beispielsweise die Warengruppe Stahl im direkten Einkauf oder die Warengruppe Marketingdienstleistungen im indirekten Einkauf. Er ist verantwortlich für die Beschaffung, Preisverhandlungen und koordiniert zusammen mit den Fachabteilungen die strategische Planung der Warengruppe
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• Wenn es darum geht, die reibungslose und effiziente Arbeitsweise der Lieferkette sicherzustellen, wird der Ball dem Supply Chain Manager zugespielt. Er organisiert und koordiniert die Zusammenarbeit und die Beziehungen zu allen Partnern wie Lieferanten, Dienstleistern, Zulieferern, aber auch zu Kunden sowie Endkonsumenten. Seine Arbeit ist von grosser Bedeutung für die Senkung von Kosten und die Steigerung der Effizienz

Digitalisierung, Klimawandel und Zukunftsaussichten

Durch geopolitische Spannungen unterliegt der Markt bereits seit einigen Jahren grossen Schwankungen. Die Bedeutung des Einkaufs ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen, denn die Beschaffung spielt eine zunehmend wichtigere Rolle bei der Reduzierung von Preis-, Währungs- und Rohstoffrisiken. In vielen Unternehmen wird der Chief Procurement Officer, kurz CPO oder auch Leiter Einkauf, immer früher in die Prozesse einbezogen, und sein Anforderungsprofil wird umfassender. Auch der technologische Wandel verändert das Aufgabenfeld eines Einkäufers: Die Digitalisierung erleichtert bereits jetzt die tägliche Arbeit und übernimmt einen Teil der operativen Aufgaben. Dem Einkaufsleiter bleibt dadurch auch mehr Zeit für strategische Themen. Durch den Klimawandel und die Globalisierung von Wertschöpfungsketten wird zudem die Entwicklung nachhaltiger Prozesse immer wichtiger. Ein Leiter im strategischen Einkauf kann durch die Beschaffung nachhaltig produzierter Waren auf diese Entwicklung Einfluss nehmen und wird zum Treiber von Innovationen und Veränderung in der Beschaffung. Der Einkauf befindet sich auf verschiedenen Ebenen im Wandel und bietet vielfältige Tätigkeitsfelder und spannende berufliche Perspektiven – sowohl heute als auch in Zukunft. Auch wenn sich die Rolle des Einkäufers oder Beschaffers verändert, bleibt sie dennoch spannend und attraktiv, gerade wegen aller dynamischen Entwicklungen.

*Anmerkung zur Sprache: Im Sinne der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Text die männliche Form verwendet. Gemeint sind jedoch stets alle Geschlechter.