Die Auftragsvergaben im Projekt sind gemacht, die Verträge sind unterzeichnet, aber kostenseitig besteht ein Nachholbedarf:  Wie geht man vor, wenn nach Vertragsabschluss beschaffungsseitig doch noch ein Beitrag zur Margenverbesserung erreicht werden soll? 

Mit den folgenden Schritten haben unsere Beschaffungsexpertinnen und -experten signifikante Resultate erzielt wenn es darum ging, Kosten bei unterzeichneten Lieferverträgen zu optimieren:

Gezielte Vorbereitung

  1. Erstellen eines klaren Bildes zur Ist-Situation (z.B. Kennen der aktuellen Verträge, Lieferanten inkl. der Lieferantenaudits, generelle Zusammenarbeit und zukünftiges Zusammenarbeits-potential).
  2. Was ist der genaue Lieferumfang, wer sind die internen Stakeholder, die mir Informationen geben können. Was können die Auswirkungen in der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten sein.
  3. Analyse des Lieferanten bezüglich Kompetenz, Wichtigkeit und Stellung zu unserer Firma.
  4. Gute Vorbereitung, klare Strategie pro Lieferant als «roter Faden».

Klare Strategie

Mit diesen Basisinformationen kann eine entsprechende Strategie für jeden Lieferanten erarbeitet werden:

  1. Evaluation von möglichen Quick-Wins.
  2. Allenfalls Benchmark- Informationen beurteilen und einbeziehen.
  3. Strategie mit Lieferanten – von bisherigen bis zu zukünftigen Zusammenarbeiten – erarbeiten, woraus Optimierungspotentiale resp. veränderte Ausgangslagen in der Zusammenarbeit herausgearbeitet werden und daraus Opportunitäten für den Lieferanten aufzeigen.
  4. Möglichkeit der offenen Kostenkalkulation angehen – beidseitig, und daraus allenfalls Kostenersparnisse ableiten.

Solche kritischen Gespräche und Verhandlungen müssen ab einem bestimmten Kostenvolumen aus taktischen Gründen am Ort des Auftraggebers stattfinden; immer auf Augenhöhe miteinander verhandeln, damit die Türe zum Lieferanten nicht zugeschlagen wird.

Mit Sachlichkeit zum Ziel

Psychologisch wichtig in diesem Gespräch sind folgende Punkte:

  • Keine Aussagen machen, welche die Verhandlungen blockieren
  • Mit Leistungen und Gegenleistungen arbeiten
  • Sachlich bleiben, nicht drohen
  • Die eigenen Zielsetzungen und den «roten Faden» verfolgen
  • Darauf hinarbeiten, dass daraus wieder eine WIN-WIN-Situation entsteht

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