In herausfordernden Zeiten konzentrieren sich Einkaufsabteilungen vor allem auf die Beschaffung von Produktionsmaterial und die Sicherung der Lieferketten, um Produktionsstopps zu vermeiden. Indirekte Warengruppen geraten dabei oft in den Hintergrund oder werden von den Fachabteilungen verwaltet. Dabei zeigen Analysen, dass indirekte Kosten je nach Branche 20–40 Prozent ausmachen. Durch eine umfassende Potenzialanalyse lässt ableiten, wie gross das Einsparpotenzial ist.

Die aktive Bearbeitung der indirekten Warengruppen hängt einerseits sehr stark von der Grösse des Unternehmens und andererseits auch von der Kapazität und der Kompetenz der Mitarbeitenden in der Beschaffung ab. Wir betrachten nicht nur den klassischen Büromaterialbedarf oder das IT-Verbrauchsmaterial, das meist als erstes verhandelt wird. Der Fokus liegt dann auf den Materialpreisen und weder der TCO-Ansatz noch die Prozesskosten werden berücksichtigt. Bei Beschaffungen im Bereich der Dienstleistungen kommt es häufig zu automatischen und stillen Vertragsverlängerungen. Diese sogenannten «Evergreen-Verträge» haben dann meist nicht mehr marktgerechte Konditionen oder nicht mehr der Tatsache entsprechende Leistungen.

Die Expertinnen und Experten von Procurement Partner unterstützen Sie dabei, die Warengruppen aus dem indirekten Einkauf schnell, umfassend und nachhaltig zu optimieren. Die Priorisierung liegt sowohl auf den potenziellen Einsparungen wie auch bei der unmittelbaren Umsetzung (Quick-wins).

Unsere Mitarbeitenden haben bereits eine grosse Anzahl Unternehmen aus dem Privat- wie auch öffentlichen Sektor bei unterschiedlichen indirekten Warengruppen unterstützt:

  • Facility Management: Gebäudereinigung, Instandhaltung, Sicherheitsdienstleistungen, Abfallentsorgung
  • ICT: Hardware, Multifunktionsprinter, Cloud-Computing, Services, Mobiltelefonie, Festnetz, Data
  • Office Supplies: Büromaterial, IT-Verbrauchsmaterial, Mobiliar
  • Travelmanagement: Reisebüros, Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen
  • Professional Services: Beratungen, Zeitarbeit, Recruiting, Übersetzungsdienste
  • Marketing: Drucksachen, Werbematerial, Agenturen
  • Logistik: Fracht (See, Luft und Strasse), Paketdienste, Express-Kurierdienste
  • Verpackungen: Kartonage, Folien, Etiketten, Gebinde
  • Energie: Strom, Gas
  • Technische Materialien: C-Teile, technische Gase, Arbeitssicherheit, Berufskleider
  • Direkte Materialen: Metalle, Kunststoff, Mechatronik, Elektronik, Rohmaterialien, Hilfsmaterialien

Durch eine umfassende und lückenlose Potenzialanalyse lässt sich sehr schnell ableiten, wie gross das Einsparpotenzial ist. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und machen Sie mit uns die Potenzialanalyse der indirekten Warengruppen. Gemeinsam können wir das Maximum herausholen und unterstützen Sie bei einer schnellen Realisierung der Einsparpotenziale.

Einsparungen realisieren

Unsere Erfahrung zeigt klar in die Richtung von signifikanten Einsparungen, welche nachhaltig wiederkehrend realisiert werden konnten. Folgende Beispiele zeigen das deutlich:

  • Facility Management: Durch eine Überarbeitung des Leistungsverzeichnisses mit gleichzeitiger Ausschreibung konnten Einsparungen im grossen Stil realisiert werden, ohne die Qualitätsanforderungen signifikant zu reduzieren
  • Zeitarbeit: mit einer Reduktion der Anzahl Personaldienstleister und Nachverhandlung der Konditionen konnten die Ausgaben reduziert werden
  • Marketing: mit der Einführung von Unterwarengruppen konnte der gesamte Spend gezielt und systematisch angegangen werden. Die auf Basis von Benchmark nachverhandelten Einsparungen belaufen sich auf einen zweistelligen %-Satz
  • Logistik: durch eine Bündelung auf wenige Fracht-Lieferanten konnten die Abläufe sowie die Kosten optimiert und der administrative Aufwand reduziert werden
  • Travel Management: durch die Überarbeitung und Ergänzung der Reiserichtlinien konnten unternehmensweit neu den heutigen Anforderungen entsprechende Richtlinien definiert und eingeführt werden, was zu einer Einsparung bei den Prozessen und Reisekosten führen wird. Mit den neuen Reiserichtlinien ist man jedoch für die Zeit nach Corona gut aufgestellt

Die Erfahrungen aus der Vielzahl von erfolgreich umgesetzten Projekten zeigen ein Potenzial von rund 5 – 25 Prozent Einsparungen, je nach Warengruppe, als realistisch. Viele Studien zeigen ein ähnliches Bild.

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