Mit einer Potenzialanalyse das Maximum an Einsparungen realisieren

Muss immer eine Ausschreibung durchgeführt werden, um ein Maximum an Einsparungen zu erzielen?

Es kann unterschiedliche Gründe für eine Analyse der Ausgaben für beschaffte Güter und Dienstleistungen geben. Nicht selten aber steht der Verdacht zu hoher Beschaffungskosten im Zentrum. Mit einer Potenzialanalyse werden die möglichen Einsparungen bei den Ausgaben identifiziert und priorisiert, so dass diese schnell, umfassend und nachhaltig realisiert werden können. Das geht auf verschiedene Arten und muss nicht immer mit einer umfassenden Ausschreibung durchgeführt werden.

Nach wie vor befassen sich die Einkaufsabteilungen vielerorts hauptsächlich mit der Beschaffung des Produktionsmaterials und der Sicherung der Lieferketten. In den vergangenen Monaten hat sich abgezeichnet, dass auch weniger stark betrachtete und bearbeitete Warengruppen in den Fokus der Einkaufsabteilung rücken. Bis anhin wurden diese mehrheitlich durch die Fachabteilungen bearbeitet und betreut, punktuell mit einer Unterstützung durch die Beschaffungsabteilung.

Durch zahlreich durchgeführte Spend-Analysen wurde aufgezeigt, dass der Anteil an diesen unbearbeiteten Ausgaben je nach Unternehmen und Branche zwischen 20 und 40% ausmacht. Dazu zählen nebst den klassischen indirekten Kosten auch Normteile, die in der Produktion verwendet werden. In derartigen Ausgaben schlummern sehr oft Einsparpotenziale, die wir gerne mit Ihnen realisieren.

Die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Höhe der Einsparung sind die zentralen Fragen, die sich Einkaufsverantwortliche stellen, bevor der Startschuss zur Optimierung bisher unbearbeiteter Ausgaben fällt. Ebenso stellt sich die Frage, ob es sich überhaupt lohnt, mit einer aktiven Bearbeitung zu starten.

Procurement Partner führt für Sie eine Potenzialanalyse in den definierten Warengruppen durch und unterbreitet Vorschläge, um die identifizierten Einsparpotenziale zu realisieren. Oftmals muss in einer Warengruppen nicht gleich eine komplette Ausschreibung durchgeführt werden. Vielleicht ist es ausreichend, wenn die bestehenden Verträge und Konditionen geprüft werden und anhand von Benchmarks gezielt nachverhandelt werden. In anderen Bereichen (Warengruppen) muss vielleicht zuerst eine Grundlage in Form einer Warengruppenstrategie erstellt werden, respektive eine Unterteilung des Spends in Teilwarengruppen vorgenommen werden, da nicht jeder Teilbereich auf die gleiche Art bearbeitet werden kann. Wiederum können in weiteren Bereichen mittels einer Kurzausschreibung die Anzahl Lieferanten reduziert oder auch die vorhandenen Spezifikationen / Anforderungen überarbeitet werden. Dies ist oft der Fall bei sogenannten «Evergreen-Verträgen», welche sich im Stillen automatisch verlängern, jedoch nicht mehr den aktuellen Anforderungen und marktgerechten Konditionen entsprechen. Durch eine gründliche Bedarfsanalyse können an vielen Stellen Überqualität und Überleistung identifiziert und konsequent an die effektiven Bedarfe angepasst werden. Dies bringt weitere Einsparpotenziale mit sich.

Unsere Erfahrung zeigt klar in die Richtung von signifikanten Einsparungen, welche nachhaltig wiederkehrend realisiert werden konnten. Folgende Beispiele zeigen das deutlich:

• Facility Management: Durch eine Überarbeitung des Leistungsverzeichnisses mit gleichzeitiger Ausschreibung konnten Einsparungen im grossen Stil realisiert werden, ohne die Qualitätsanforderungen signifikant zu reduzieren
• Zeitarbeit: mit einer Reduktion der Anzahl Personaldienstleister und Nachverhandlung der Konditionen konnten die Ausgaben reduziert werden
• Marketing: mit der Einführung von Unterwarengruppen konnte der gesamte Spend gezielt und systematisch angegangen werden. Die auf Basis von Benchmark nachverhandelten Einsparungen belaufen sich auf einen zweistelligen %-Satz
• Logistik: durch eine Bündelung auf wenige Fracht-Lieferanten konnten die Abläufe sowie die Kosten optimiert und der administrative Aufwand reduziert werden
• Travel Management: durch die Überarbeitung und Ergänzung der Reiserichtlinien konnten unternehmensweit neu den heutigen Anforderungen entsprechende Richtlinien definiert und eingeführt werden, was zu einer Einsparung bei den Prozessen und Reisekosten führen wird. Mit den neuen Reiserichtlinien ist man jedoch für die Zeit nach Corona gut aufgestellt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und machen Sie mit uns die Potenzialanalyse. Gemeinsam können wir das Maximum herausholen und unterstützen Sie bei einer schnellen Realisierung der Einsparpotenziale.

Die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten und Benchmarks zeigen je nach Warengruppe, Maturität und Rahmenbedingungen ein Einsparpotenzial von rund 5 – 25%.