Procurement Partner berät die Gemeinde Glarus
Procurement Partner berät die Gemeinde Glarus beim Ausschreibungsprozess für Schulmobiliar
Procurement Partner hat die Gemeinde Glarus 2019 bei einem umfangreichen Beschaffungsprozess im öffentlichen Schulwesen begleitet und unterstützt. Im konkreten Fall sollten in den nächsten Jahren an allen Standorten das Schulmobiliars ersetzt und neu beschafft werden. Hierfür brauchte es ein Konzept, einen Möbelkatalog für die Schulen und eine anschliessende öffentliche Ausschreibung zur Evaluation des Anbieters.
Ausgangslage
Das Anliegen des Kunden war es das Mobiliar in etwa 60 Schulzimmern zu erneuern, was in Anbetracht der Gemeindefusion aus dem Jahre 2011, nicht einfach zu organisieren war. Hierzu stand eine beträchtliche Investitionssumme im (mindestens) hohen sechsstelligen Bereich zur Debatte. Ziel der Ausschreibung war es jedoch nicht nur den günstigsten Anbieter zu finden. Vielmehr sollten auch die Faktoren Nachhaltigkeit und Qualität erfüllt werden.
«Da wir noch ein relativ junges Team sind, war es für uns sinnvoll das passende Knowhow bei Procurement-Partner einzukaufen. Wir arbeiten schlussendlich mit Steuergeldern, die wir haushälterisch einsetzen müssen», so berichtet Marc Ziltener als Verantwortlicher von der Gemeinde Glarus (Abteilungsleiter Liegenschaften).
Die Begleitung durch strategische und vorbereitende Workshops
In den Beratungsgesprächen zwischen Procurement Partner und der Gemeinde Glarus wurde zunächst eine Strategie für das weitere Vorgehen festgelegt.
Marc Ziltener beschreibt die entscheidenden Fragen wie folgt:
«Wie soll das Möblierungskonzept insgesamt aussehen? Lassen wir jede Schule einzeln ausschreiben oder machen wir eine grosse Ausschreibung für die gesamte Gemeinde? Welche Faktoren sollen die finalen Entscheidungskriterien sein und gibt es möglicherweise auch Ausschlusskriterien?»
So wurde dann schrittweise, unter enger Zusammenarbeit mit Verantwortlichen aus der Gemeinde, ein Möblierungskonzept entwickelt. Darauf folgten wieder Workshops, in denen die Ausschreibungsunterlagen konkretisiert sowie praktische Entscheidungshilfen für die Gemeinde entwickelt wurden. Hier sind vor allem eine spezielle Bewertungsmatrix und die Festlegung einer Expertenjury zur Entscheidungsfindung zu nennen.
«Durch ein Punktesystem für Preis, Nachhaltigkeit und Qualität konnten wir schnell die besten Anbieter ermitteln. Zahlen versteht jeder und lassen sich vergleichen», so unterstreicht Marc Ziltener den erfolgreichen Einsatz der bereitgestellten Dokumente von Procurement Partner.
Wie konnte der Ausschreibungsprozess erfolgreich durchgeführt werden?
Nach Vorgabe des Möblierungskonzepts lief die weltweite Ausschreibung. Bis zum Ende der Einreichungsphase gingen insgesamt acht Angebote verschiedener Unternehmen ein. Hiervon konnten direkt vier Angebote ausgeschlossen werden, da diese die Eignungskriterien nicht erfüllten.
Die vier verbliebenen Angebote wurden der eingesetzten Jury vorgestellt. Einem Gremium aus verschiedenen Experten der Bereiche Schulleitung und Gebäudeunterhalt sowie ergänzend Marc Ziltener als Vertreter der Gemeinde Glarus und David Schertenleib als verantwortlichen Beschaffungsexperten.
«Ausser mir und David Schertenleib wussten die Jury Mitglieder nicht, welches Angebot am günstigsten ist. Am Ende war der Anbieter mit den besten qualitativen Bewertungen aus der Jury auch der Günstigste. Das war für alle eine tolle Überraschung», so beschreibt Marc Ziltener den erfolgreichen Jury-Prozess.
Letztlich gab es in Kombination aus Jury-Entscheidung und Bewertungsmatrix keinen Zweifel daran, welches Angebot die beste Lösung ist und dem Gemeinderat zur Bewilligung der finanziellen Mittel vorgestellt werden sollte.
Was sind die Lehren für die Zukunft?
Die Gemeinde Glarus in Persona von Marc Ziltener zieht ein positives Fazit aus dem Beratungsprozess: «Wir wissen heute, dass bei europäischen und weltweiten Ausschreibungen gewisse Richtlinien und konkrete Vorgaben unbedingt zu beachten sind, um qualitativ gute Angebote zu erhalten. Weiter können wir das durchgeführte Ausschreibungsprozedere mit den Unterlagen und der Bewertungsmatrix als Erfahrungswerte mitnehmen. All das können wir für eine nächste Ausschreibung wieder einsetzen.»
Was bleibt am Ende?
Zum Abschluss unserer Zusammenarbeit hält Marc Ziltener fest:
«In erster Linie war es auch der persönliche Austausch mit Procurement Partner, der sehr viel Freude bereitet hat. Von dem Wissen von David Schertenleib konnten wir alle profitieren. Und schlussendlich ist es natürlich so, dass wir unser Ziel optimal erreicht haben. Wir haben die bestmöglichen Möbel zum günstigsten Preis erhalten. Dabei haben wir einen mittleren bis hohen sechsstelligen Betrag eingespart - fast wie ein Sechser im Lotto für die Gemeinde.»