Während viele Unternehmen damit beschäftigt sind, Prozesse zu digitalisieren, setzen Marktführer bereits auf prädiktive Analysen und autonome Systeme. Dieser Artikel grenzt die KI von klassischer Digitalisierung ab und liefert Potenziale für die Praxis im Lieferantenmanagement.

Die Digitalisierung ermöglicht automatisierte Prozesse, künstliche Intelligenz (KI) definiert die Entscheidungslogik neu

In der Beratungspraxis begegnen wir häufig der Erwartung nach einer Art «KI-Magie», obwohl zentrale Einkaufsprozesse noch manuell ablaufen. Digitalisierung ist jedoch eine Voraussetzung. Erst wenn Prozesse und Daten strukturiert, konsistent, zugänglich und verlässlich verfügbar sind, kann künstliche Intelligenz ihr Potenzial entfalten und echten Mehrwert schaffen.

Stimmungsbild aus der Praxis:

  • KI-Reifegrad: Aktuell wird der Reifegrad als sehr tief bewertet. Erste Gehversuche werden hauptsächlich mit Gen-AI (zum Beispiel ChatGPT, Gemini, Claude und so weiter) gemacht. Dies dient zur Textgenerierung oder unter anderem zur Überprüfung von Vertragsklauseln.
  • KI-Hürden: Als grösste Barrieren nennen die Expertinnen und Experten nicht die fehlende Software, sondern schlechte Datenstrukturen, Datenschutz sowie menschliche Faktoren (beispielsweise fehlendes Wissen und Widerstände im Change Management).
  • KI-Priorisierung: Bei der Implementierung setzen Unternehmen auf greifbare Prozesse. Die Top-Prioritäten sind: – Vertrags- und Lieferantenmanagement – Automatisierte Rechnungsprüfung – Bedarfsanalyse und Nachfrageprognose Komplexere Themen (etwa vollautonome Verhandlungen) werden aktuell noch eher skeptisch betrachtet.

Berufsbild Einkäuferinnen/Einkäufer:

In einem sind sich die Einkaufsverantwortlichen einig. Die Rolle der Einkäuferinnen und Einkäufer wird sich in der nächsten Zeit stark wandeln. Operative Tätigkeiten werden weiter automatisiert, während Datenvalidierung, strategische Aufgaben, Beziehungsmanagement und Analysekompetenz massiv an Bedeutung gewinnen werden. Der «menschliche Faktor» bleibt jedoch bei emotionalen Verhandlungen und komplexen Entscheidungen unersetzlich.

Digitalisierung vs. KI: Wo liegt der Unterschied?

Heute wird die Kennzeichnung «KI» oft auch als Marketingmittel missbraucht. Daher ist es wichtig zu verstehen, wo die Trennlinie zwischen Digitalisierung und KI liegt:

  • Digitalisierung: Sie ersetzt papierbasierte Informationen durch digitale Formate. Analoge Dokumente werden digital erfasst und manuelle Arbeitsabläufe in automatisierte oder digital unterstützte Prozesse überführt. Klassische digitale Systeme arbeiten dabei nach festen «Wenn-Dann»-Regeln und führen genau die Schritte aus, die vorgegeben oder programmiert wurden.
  • KI: Die KI lernt aus Daten. Sie erkennt komplexe Muster, trifft Vorhersagen und verbessert sich eigenständig. Während die Digitalisierung die Effizienz steigert, schafft KI neue Handlungsspielräume.

Lieferantenmanagement als Beispiel

Um den Mehrwert von KI im Einkauf greifbarer zu machen, werfen wir einen Blick auf den Prozess des Lieferantenmanagements. Dieses umfasst im Grundsatz die folgenden Prozessschritte:

  • Registrierung und Qualifizierung
  • Klassifizierung
  • Bewertung
  • Entwicklung
  • Lieferanteninformationen

Während im Lieferantenmanagement die Digitalisierung primär die prozessuale Effizienz und Datenverfügbarkeit sicherstellt, transformiert KI diese Informationen in vorausschauende und automatisierte Entscheidungsunterstützung (Grafik 1).

Methodik statt Hype: Der strukturierte Weg zur KI-Reife

Ein erfolgreicher Transformationsprozess im Einkauf ist kein Selbstläufer. Die bewährte Roadmap von Procurement Partner stellt sicher, dass Unternehmen nicht unvorbereitet in Digitalisierungs- oder KI-Experimente investieren, sondern schrittweise ein Fundament aufbauen. Ziel ist es, Digitalisierung und KI nicht länger als isolierte Silos, sondern als integrierte Gesamtstrategie zu betrachten. Die dargestellte Vorgehensweise schafft Transparenz über Ausgangslage, Zielbild und Umsetzungslogik. Sie verbindet technologische Möglichkeiten mit organisatorischer Realität und stellt sicher, dass Investitionen auf einer belastbaren Entscheidungsgrundlage erfolgen. So entsteht kein isoliertes Digitalisierungs- oder KI-Projekt, sondern ein konsistenter Transformationspfad für den Einkauf (Grafik 2).

Was wirklich zählt

KI ist kein Allheilmittel, das automatisch funktioniert. Die KI ist auf ein intaktes digitales System angewiesen, auf strukturierte Daten, durchgängige Prozesse und eine Organisation, die weiss, wie Entscheidungen im Einkauf zustande kommen. Fehlt dieses Fundament, bleibt KI ein isoliertes Experiment; technologisch beeindruckend, aber mit begrenztem Mehrwert. Die Ursache dafür ist selten die KI selbst, sondern eine fehlende oder unzureichende Einkaufsdigitalisierung.

Unklare Warengruppenlogiken, fragmentierte Lieferanteninformationen oder isolierte Vertragsdaten lassen sich nicht «intelligent » kompensieren. Erst wenn Beschaffungsprozesse konsistent definiert, digital unterstützt und miteinander verknüpft sind, entsteht die Datenbasis, auf der KI ihre Stärke ausspielen kann.

Der eigentliche Wendepunkt liegt somit nicht in der Frage, ob KI eingesetzt wird, sondern wann das Fundament gelegt ist, auf dem sie wirken kann. Am Ende ist KI kein Schicksal, das über den Einkauf hereinbricht. Es ist eine Management-Entscheidung, ob man heute das Fundament dafür baut oder in einigen Jahren den Anschluss verliert.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Procure Swiss Magazin, Ausgabe April/Mai 2026 publiziert.

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