In einem Investitionsprojekt kann der Projekteinkauf zu einem zentralen Erfolgsfaktor werden. Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleiter, welche von Anfang an klare Strategien und Strukturen etablieren, legen den Grundstein für einen reibungslosen Ablauf – selbst bei anspruchsvollen Vorhaben. Doch welche entscheidenden Massnahmen sorgen tatsächlich für nachhaltigen Erfolg?

Warum der Projekteinkauf frühzeitig eingreifen muss. Ein reales Beispiel zeigt es deutlich: Der Einkauf wird spät involviert und initiiert kurzfristig ein neues CAPEX-Projekt, welches den Bau einer neuen Produktionsanlage beinhaltet. Das Projekt steht unter Druck, die Prozesse sind unklar. Genau hier wird der Projekteinkauf zur Schlüsselinstanz – vorausgesetzt, er agiert proaktiv, strategisch und strukturiert

Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

Klare Zieldefinition & Projektstruktur

  • Zielsetzung: Was soll die neue Anlage leisten? (Kapazität, Qualität, Automatisierung, Nachhaltigkeit)
  • Umfang definieren: Welche Komponenten, Leistungen und Schnittstellen umfasst das Projekt?
  • Projektteam aufstellen: Einkauf, Technik, Produktion, Qualitätssicherung, ggf. externe Berater.

Bedarfsanalyse & Lastenheft

  • Erstellung eines Lastenhefts, das Anforderungen funktional beschreibt.
  • Berücksichtigung von Technologie-Alternativen, Standortfaktoren, rechtlichen Vorgaben.

Abstimmung mit dem internen Einkauf

Der Projekteinkauf darf nicht losgelöst von bestehenden Einkaufsstrukturen agieren:

  • Synergien mit vorhandenen Lieferantenbeziehungen nutzen
  • Rahmenverträge prüfen
  • Einkaufsvolumen bündeln

Eine enge Abstimmung mit dem zentralen Einkauf ist entscheidend, um Effizienz und Kostenvorteile zu realisieren. In grösseren Organisationen sollten auch rechtliche Aspekte (z. B. Vertragsprüfung) mit der Rechtsabteilung geklärt werden.

Kick-off-Meeting

Ein dediziertes Kick-off-Meeting des Einkaufs mit dem Projektteam schafft Klarheit:

  • Wer ist wofür verantwortlich?
  • Welche Spielregeln gelten?
  • Wie erfolgt die Kommunikation?

Schlüsselpersonen sollten im Vorfeld separat abgeholt werden, damit im Meeting keine Überraschungen entstehen. Das Kick-off sollte auch die Phasen nach Projektende (z. B. Close-out) thematisieren.

In komplexen CAPEX-Projekten empfiehlt sich zudem ein fester, wiederkehrender JF-Termin (z. B. wöchentlich oder 14-täglich) mit Projektleitung und Einkaufsteam. Hier werden auf Basis des Beschaffungsplans aktuelle Themen priorisiert, Risiken frühzeitig erkannt und Massnahmen definiert.

Lieferantenrecherche & -auswahl

  • Marktscreening: Suche nach geeigneten Anbietern (national & international).
  • Lieferantenbewertung: Technische Kompetenz, Erfahrung mit ähnlichen Projekten, Bonität, Referenzen.
  • Vorqualifikation und NDA-Vereinbarungen für sensible Informationen

Ausschreibung & Angebotsvergleich

Versand des Ausschreibungsdokuments (RfQ) mit klaren Vorgaben zu:

  • Technischer Spezifikation
  • Zeitplan
  • Abnahmebedingungen
  • Gewährleistung, Service, Ersatzteile

Strukturierter Angebotsvergleich:

  • TCO (Total Cost of Ownership)
  • Lieferzeiten, Zahlungs- und Lieferbedingungen
  • Risiken (z. B. Wechselkurs, Transport

Verhandlung & Vergabe

  • Verhandlung in mehreren Runden: Preis, Leistungsumfang, Projekt- und Zahlungsplan.
  • Definition von Meilensteinen, Vertragsstrafen (z. B. bei Verzug) und Garantien.
  • CAPEX-Freigabe und Vertragsabschluss

Projektbegleitung & Umsetzung

  • Kick-off mit Lieferant: Klarer Zeitplan, Kommunikationswege, Dokumentationsanforderungen.
  • Regelmässige Statusmeetings und Tests vor Lieferung.
  • Zollabwicklung, Transportkoordination, Montage

Abnahme, Inbetriebnahme & Nachbetreuung

  • Formelle Abnahme inkl. Mängelliste, Dokumentation (z. B. Bedienungsanleitung, Wartungspläne).
  • Schulung des Personals.
  • Übergabe an Betrieb, Start des Gewährleistungszeitraums, Definition von Wartungsverträgen.

Fazit: Projekteinkauf als strategischer Partner

Für Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleiter liegt der Schlüssel zum erfolgreichen CAPEX-Projekt im aktiven, strukturierten und integrierten Projekteinkauf. Wer von Beginn an Verantwortung übernimmt, strategisch plant und eng mit allen Beteiligten zusammenarbeitet, steigert nicht nur die Performance – sondern wird auch intern als Werttreiber wahrgenommen.

Zusammenfassung der kritischen Erfolgsfaktoren im CAPEX-Einkauf

  • Frühe Einbindung des Einkaufs in die Projektphase
  • Transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten
  • Fokus auf Lebenszykluskosten, nicht nur Investitionskosten
  • Risikomanagement (technisch, rechtlich, terminlich)
  • Strategische Lieferantenentwicklung

 Möchten Sie mehr erfahren?

Wir beraten Einkaufsverantwortliche in der Schweiz gezielt zu massgeschneiderten Lösungen im Projekteinkauf – von der Strategie bis zur operativen Umsetzung.

Teile diesen Artikel