Effizientes Sourcing mit RFI, RFP, RFQ und RFT

Sourcing ist weit mehr als der Einkauf von Waren und Dienstleistungen – es ist eine strategische Disziplin, die Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschafft. Bei öffentlichen Vergaben müssen die Vorgaben des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB) beachtet werden. Auch in der Privatwirtschaft gewinnt ein professionelles Supplier Risk Management zunehmend an Bedeutung, um Abhängigkeiten zu verringern und resiliente Lieferketten aufzubauen.  Durch strukturierte Ausschreibungen, gezielte Lieferantenauswahl und den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen Kosten senken, Risiken minimieren und Innovationen fördern.

Ein strukturierter Sourcing-Prozess basiert auf etablierten Methoden, die je nach Komplexität des Einkaufs angewendet werden. Diese Methoden werden oft unter dem Begriff «RFx» (Request for x) zusammengefasst. RFx beschreibt demnach verschiedene Arten von Ausschreibungen und Anfragen im Beschaffungsprozess. Die Wahl des richtigen Verfahrens hängt von den spezifischen Anforderungen, der Marktsituation und den gewünschten Ergebnissen ab. Wir geben einen Überblick über die wesentlichen Ausschreibungsverfahren:

1. RFI (Request for Information) – Markterkundung und Erstkontakt

• Zweck: Informationssammlung über Markt, Anbieter und mögliche Lösungen
• Unverbindlich: Dient nicht der direkten Beschaffung, sondern der Marktevaluation
• Frühe Phase im Sourcing-Prozess: Grundlage für spätere RFQ oder RFP
• Breiter Empfängerkreis: Wird an verschiedene potenzielle Lieferanten gesendet
• Inhalt: Fokus auf Fähigkeiten, Erfahrungen, Technologien und grobe Preisstrukturen

2. RFP (Request for Proposal) – Detaillierte Angebotsanfrage

• Zweck: Einholung konkreter Lösungsvorschläge und Angebote von Lieferanten
• Komplexe Beschaffungen: Geeignet für Dienstleistungen, IT-Projekte, Innovationen
• Detaillierte Anforderungen: Neben Preis auch technische und qualitative Kriterien
• Mehrstufiges Verfahren möglich: Kann Verhandlungen und Prototyping umfassen
• Verpflichtender Charakter: Beinhaltet oft Vertragsbedingungen und Lieferfristen

3. RFQ (Request for Quotation) – Preis- und Konditionenfokussierte Ausschreibung

• Zweck: Angebotseinholung für klar definierte Produkte oder Dienstleistungen
• Standardisierte Beschaffung: Typisch für Rohstoffe, Produktionsmaterial, C-Teile
• Fokus auf Preis und Lieferbedingungen: Qualität ist meist bereits festgelegt
• Kurzer Entscheidungsprozess: Angebote sind direkt vergleichbar
• Verbindliche Angebotsabgabe: Lieferanten sind an die Konditionen gebunden

4. RFT (Request for Tender) – Formelle Ausschreibung für grosse Projekte und Rahmenverträge

• Zweck: Strukturierte Ausschreibung für Grossprojekte oder langfristige Verträge
• Häufig im öffentlichen Sektor: Muss Vergaberecht und Transparenzkriterien erfüllen
• Dient auch zur Etablierung von Rahmenverträgen: Ermöglicht spätere Abrufe
• Bewertung nach definierten Kriterien: Preis, Nachhaltigkeit, Innovationsgrad
• Strikter Prozess mit Fristen und Formalitäten: Inklusive Qualifikationsstufen.

Unternehmen kombinieren diese Verfahren oft mit einem Submission-Management, das sicherstellt, dass Angebote effizient eingeholt, bewertet und verhandelt werden.

Mit der Digitalisierung verändert sich der Einkauf rasant. Immer mehr Unternehmen setzen auf Sourcing as a Service, eine flexible, externe Unterstützung im Beschaffungsprozess, die auf Marktdaten, KI und digitale Ausschreibungsplattformen zurückgreift.  Smartsourcing bedeutet dabei, den gesamten Sourcing-Prozess durch den Einsatz moderner Technologien zu optimieren. Dazu gehören folgende Lösungen:

• Automatisierte Ausschreibungsplattformen: Diese ermöglichen es, Angebote schneller zu analysieren und Lieferanten effizienter zu bewerten.
•  Künstliche Intelligenz (KI): KI-gestützte Systeme helfen, Einsparpotenziale zu identifizieren und Trends in den Einkaufsdaten zu erkennen.
• Supplier Risk Management: Digitale Lösungen ermöglichen die laufende Überwachung von Lieferanten hinsichtlich finanzieller Stabilität, ESG-Kriterien und Compliance.

Damit Unternehmen von diesen Methoden profitieren, sollten sie folgende Best Practices in ihren Einkaufsprozess integrieren:

1. Strategische Ausschreibungen & Tender Management optimieren

Ein erfolgreicher Tender-Prozess beginnt mit der richtigen Marktabfrage (RFI), gefolgt von einer strukturierten Angebotsanfrage (RFP) und der finalen Submission. Klare Kriterien für Preis, Qualität und Lieferfähigkeit sind entscheidend.  Digitale Ausschreibungsplattformen ermöglichen es, Angebote transparenter zu bewerten und Lieferanten schneller auszuwählen. Hierbei sollten Unternehmen auf standardisierte Bewertungssysteme setzen, um eine objektive Entscheidung zu gewährleisten.

2. Supplier Risk Management gezielt einsetzen 

Lieferantenrisiken lassen sich durch den Einsatz spezialisierter Tools minimieren. Besonders wichtig sind dabei die folgenden Kriterien:

• Finanzielle Bewertungen: Überwachung der Bonität von Lieferanten.
• Nachhaltigkeitsratings: Prüfung auf ESG-Standards (Umwelt, Soziales, Governance).
• Compliance-Checks: Sicherstellung, dass Lieferanten alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Moderne Supplier Risk Management-Lösungen ermöglichen eine automatisierte Überprüfung dieser Kriterien und helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen.

3. KI-gestützte Analyse und Automatisierung von Ausschreibungen

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bietet erhebliche Vorteile im Sourcing. KI kann grosse Mengen an Ausschreibungsdaten analysieren und so optimale Lieferanten-Entscheidungen treffen.  Beispielsweise erkennen Smarte Algorithmen automatisch, welche Anbieter in der Vergangenheit die besten Leistungen erbracht haben, und schlagen bevorzugte Lieferanten für neue Ausschreibungen vor.

4. Strategische Partnerschaften und Smartsourcing nutzen

Neben der klassischen Lieferantenauswahl wird Smartsourcing immer beliebter. Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus digitalisierten Ausschreibungen und externen Expertinnen und Experten, die den Einkaufsprozess begleiten.  Ein typisches Beispiel ist die Nutzung externer Beratungsfirmen oder Marktplätze für spezialisierte Beschaffungsbedarfe. Unternehmen profitieren dabei von folgenden Aspekten:

• Schnellerer Marktzugang durch bestehende Netzwerke
• Kostenreduktion durch optimierte Beschaffungsstrategien
• Flexibilität bei komplexen oder einmaligen Beschaffungsvorgängen

Erfolgreiches Sourcing erfordert heute mehr als nur Preisvergleiche. Unternehmen, die moderne Tools und Methoden einsetzen, profitieren von Kosteneinsparungen, mehr Transparenz und geringeren Risiken.  Digitale Plattformen, KI-gestützte Analysen und Supplier Risk Management sind zentrale Erfolgsfaktoren für eine zukunftsfähige Beschaffung. Gleichzeitig gewinnen nachhaltige Einkaufspraktiken an Bedeutung, da ESG-Kriterien in vielen Branchen bereits Pflicht sind. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, sollte deshalb auf Smartsourcing und Sourcing as a Service setzen – und so den Einkauf in eine neue Ära der Effizienz und Resilienz führen.

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