Universität Zürich: 5 Jahre danach

Voll auf Kurs

Seit gut fünf Jahren koordiniert die Universität Zürich mit der eProcurement-Plattform P4U den Einkauf sämtlicher Institute, Labore sowie der Universitäts- und Tierkliniken. Nach einer Evaluationsphase sowie einer profunden Beratung durch Procurement Partner AG wurde am geschichtsträchtigen 1. August 2016 die erste Bestellung per Mausklick über die Plattform geschickt, seitdem sind viele zehntausend Aufträge hinzugekommen. Der Einkauf über die Plattform spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten in Millionenhöhe.

«Es läuft!»

Das sagt ein sichtlich zufriedener René Kunz, Fachstellenleiter Strategische Beschaffung der Universität Zürich. Und wie das Ding läuft: Mittlerweile bestellen 7 Fakultäten, gut 170 Institute, Human- und Tiermedizin, Kliniken und Labore ihr Verbrauchsmaterial über die Beschaffungsplattform. Kürzlich sind auch noch das Paul Scherrer Institut PSI, das Wasserforschungsinstitut Eawag, die Eidgenössische Forschungsanstalt für Wald, Schnee und Landschaft WSL sowie die ZHAW School of Engineering als (Gast-)Partner hinzugekommen. René Kunz darf also mit Fug und Recht stolz auf sein Projekt sein, das damals, im August 2016, mit gut zehn Profitcentern, 20 Lieferanten und der vorgängigen Unterstützung von Procurement Partner AG zum Laufen gebracht worden ist. Das Ziel der zentralen Plattform war, den Einkauf zu kanalisieren, zu koordinieren und wo möglich auch zu vereinheitlichen. Dies sollte den Beschaffungsprozess um mehrere Tage verkürzen, Transparenz schaffen und ganz wichtig: Kosten sparen. Ein paar beeindruckende Zahlen gefällig? Hier, bitte: Täglich laufen Bestellungen von durchschnittlich 140'000 CHF über die P4U-Plattform. 1'200 Profitcenter und ca. 2'500 Besteller sind aufgeschaltet, momentan generieren rund 850 User 5'500 Bestellungen pro Monat – Tendenz steigend. Seit dem Startschuss haben über 500 unterschiedlichste Lieferanten der Universität Zürich Waren in einem Gesamtwert von gut 110 Mio. CHF an 200 verschiedene Adressen in einem Umkreis von 20 Kilometern geliefert. Allein im Jahr 2020 wurde ein Einkaufsvolumen von fast 32.5 Mio. erreicht und damit auch die Einsparung eines hübschen siebenstelligen Betrages. Kunz’ nächster Meilenstein, im Jahr 2025 Bestellungen in der Höhe von mindestens 50 Mio. über die Plattform zu generieren, ist also bereits in Sichtweite.

Grosse Auswahl

Das Angebot ist riesig: Mehr als 15 Millionen Verbrauchsartikel in gut einhundert Katalogen stehen zur Auswahl. Von Blumen und Chemikalien über Einweghandschuhe, Elektronik und Kleingeräten bis hin zu IT-Artikeln, Büchern und Fachliteratur – es kann einfach alles bestellt werden. Natürlich sind die Zugriffsrechte auf bestimmte Warengruppen wie etwa Medikamente und Betäubungsmittel beschränkt, aber sonst können alle alles bestellen. Über einen einheitlichen Zugang kann bequem in allen hinterlegten Katalogen und E-Shops gesucht und bestellt werden, am Schluss wird aus einem gemischten Warenkorb automatisch eine Bestellung pro Lieferant generiert – das Zauberwort heisst Open Ordering, ein Produkt der Firma Veenion. Das Sortiment der verfügbaren Kataloge deckt ca. 90% des allgemeinen Bedarfes ab und wer das Gesuchte nicht in den stets aktuellen Katalogen findet, hat die Option einer Freitextbestellung. Auf die rund 100 verschiedenen Kataloge der Lieferanten kann entweder lokal oder online zugegriffen werden. Die Online-Kataloge sind mittels OCI-Schnittstelle mit dem universitären Marktplatz verbunden. Das Katalogmanagement funktioniert bestens, das Kunzsche Beschaffungsteam hält es stets auf dem neuesten Stand.

Standard, und trotzdem individualisierbar

Von Anfang an war klar: Es kam nur eine standardisierte Prozesslandschaft in Frage. «Wir wollten eine Standardlösung, die unsere Bedürfnisse erfüllt. Und die haben wir dank Procurement Partner AG auch gefunden. Man hat uns bei der Tool-Evaluation umfassend und kompetent unterstützt, sämtliche uns wichtigen Aspekte wurden vollumfänglich berücksichtigt. Ich würde dieses Projekt jederzeit wieder so angehen.» Die Open-Ordering-Plattform P4U ist cloudbasiert und sehr benutzerfreundlich. Das grosse Plus: Trotz Standardisierung können die verschiedenen Institute ihre akademische Freiheit und teilweise auch ihre individuellen internen Prozesse behalten. Zwei verschiedene Workflows – einmal die Basisvariante, die zwei Drittel der Besteller wählen sowie eine Expert-Variante mit vorgängiger Bestellfreigabe – decken verschiedene Genehmigungsvarianten ab. Für welche Variante sich der Kunde auch entscheidet, eine Bestellung erfolgt immer mit Bestellbezug.

Bester Preis, schnelle Abwicklung

Bis vor wenigen Jahren war der Aufwand für die Warenbeschaffung enorm gross, die Bestellungen trudelten per E-Mail ein, hauptsächlich als Freitextbestellungen. Die Bestellungen wurden gesammelt, um Lieferkosten und Kleinmengenzuschläge möglichst gering zu halten. Für die Besteller bedeutete dies jedes Mal ein Zeitverlust von gut zwei Tagen. Die P4U-Bestellplattform hingegen ist schneller und direkter. Und wo früher einzelne Institute oder Fakultäten selber Preise verhandelt haben, gelten heute die gleichen guten Konditionen für alle, unabhängig von der Höhe des Bestellbetrages. Das haben René Kunz und sein Team vorgängig mit den Lieferanten so ausgehandelt. «Wir haben gute Rahmenbedingungen geschaffen», fasst er zufrieden zusammen. Das Einkaufen über die P4U-Plattform ist genauso einfach, wie man es vom privaten Online-Shopping her kennt. Zudem sind sämtliche Vorgänge komplett digitalisiert – von der Bestellung bis hin zur Rechnungsverarbeitung. Die Weiterverarbeitung aller relevanten Einkaufsdaten geschieht im SAP, die entsprechenden Daten werden via Schnittstelle übernommen. Ein nettes Goodie am Rande: die Kontierung. In sämtlichen Lieferantenkatalogen sind für jeden einzelnen Artikel eClass-Codes hinterlegt. So wird mit der Übergabe der Bestellungen an SAP, jede Position automatisch mit Sachkonto und Kostenstelle richtig verbucht.

Change-Management und Philosophie

Die gute Bedienbarkeit, die Preistransparenz sowie die Bestellfreiheit trotz Standardisierung haben zu einer breiten Akzeptanz unter den Bestellern geführt. Es bedurfte natürlich einiger Vorarbeit. Denn nicht nur die Besteller, sondern auch die Lieferanten mussten mitziehen und das Projekt tragen. Die Umsetzung von neuen Strukturen, Systemen und Prozessen ist nicht immer einfach – doch in diesem Falle war das Change-Management sehr erfolgreich. «Manchmal muss man halt etwas nachhelfen. Zudem ist es immer gut, Verbündete bei den Endusern zu haben», verrät Kunz. Das Resultat: Die Plattform ist eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Dabei spielte sicher auch das ausgeprägte kundenorientierte Denken des P4U-Teams eine grosse Rolle. «Das Bestellen ist genauso einfach wie ein privates Onlineshoppen. Das System ist quasi selbsterklärend, entsprechende Schulungen waren kaum nötig. Zudem haben wir eine Hotline eingerichtet, wo man ohne Ticketing einfach anrufen kann und von uns umgehend beraten wird. Meistens erfahren die Anrufer mehr, als sie an Informationen eigentlich benötigen. Wir geben quasi Antwort & more. Das wird von unseren Kunden sehr geschätzt», schmunzelt Kunz. Eine kürzlich ausgewertete Besteller-Umfrage hat dies bestätigt. Natürlich könne man immer das Haar in der Suppe suchen, doch seien die Feedbacks der User durchwegs erfreulich gewesen. Auf die Frage, ob er alles nochmals genauso machen würde, nickt René Kunz sehr entschieden. «Wir haben alles richtig gemacht», setzt er hinzu.

Teamarbeit

Es ist viel Arbeit, eine solch umfangreiche und stets wachsende Plattform allzeit aktuell und sämtliche Artikel inklusive Preise auf dem neuesten Stand zu halten, die Daten zu pflegen und mit den Usern und den Lieferanten zu kommunizieren. So ein Projekt ist natürlich keine One-Man-Show. René Kunz ist stolz auf sein Team. Drei Mitarbeitende unterstützen ihn mittlerweile beim Betrieb der Plattform. «Ich bin begeistert von meinen Mitarbeitenden. Sie tragen alles mit, das ist echt phantastisch.»

Blick in die Zukunft

Seit einiger Zeit stellt René Kunz seine benutzerfreundliche und kosteneinparende eProcurement-Plattform anderen Forschungsinstituten sowie Universitäten vor. Das Interesse ist da, ein gemeinsamer Marktplatz für die Beschaffung von Verbrauchsmaterial lohnt sich auf mehreren Ebenen. Interessierte Institutionen haben die Möglichkeit, als Gast die wichtigsten Tools der P4U für maximal ein Jahr kostenlos produktiv zu testen. Findet die Plattform Anklang, so stehen zwei Optionen zur Auswahl: Gastpartner arbeiten kostenpflichtig auf dem Mandanten der Universität Zürich mit und beziehen dabei gewisse Dienstleistungen wie Administration und Katalog-Hosting. Als Partner hingegen arbeitet man auf einem eigenen Mandanten und entrichtet Lizenzgebühren und Projektkosten an den Softwarepartner sowie an die UZH für das Katalog-Management. Durch die Standardisierung von P4U ist ein Zusammenschluss mit anderen Institutionen ohne grösseren Aufwand möglich. «Ein cleveres Modell», freut sich René Kunz. «Wer auch koordiniert bestellen will, muss das Rad nicht noch einmal neu erfinden. Wir haben die Infrastruktur und das Know-how. Beides teilen wir gerne.» Kunz hält einen Moment inne und setzt dann mit einem Lachen hinzu: «Wir hören nicht auf!» Na, da dürfen wir gespannt sein, wie gross das UZH-Netzwerk im Jahr 2025 sein wird.